Manual de Solpheo Suite
Guía de uso de la plataforma de gestión documental Solpheo Suite: acceso, documentos, espacios de trabajo, flujos de aprobación y búsqueda, paso a paso y con las pantallas reales de la aplicación.
Qué es Solpheo
Solpheo Suite es una plataforma de gestión de contenido empresarial que permite almacenar, clasificar, compartir y aprobar toda la documentación de la organización desde un único sitio, con independencia de dónde estés trabajando.
Frente a una carpeta de red o una cadena de correos, Solpheo aporta tres cosas que cambian la forma de trabajar:
- Clasificación real. Los documentos se guardan en archivadores por proyecto, cliente o expediente, con datos asociados que permiten localizarlos después sin recordar dónde estaban.
- Flujos de trabajo. Un documento puede necesitar la revisión de Calidad, el visto bueno de I+D y la firma de un responsable. La plataforma reparte esas tareas y va pasando el expediente de una persona a la siguiente.
- Espacios colaborativos. Los Workplaces permiten que un equipo trabaje sobre sus propios documentos y los comente en el mismo lugar donde están guardados.
Además, todo queda registrado: cada versión de un documento conserva quién la subió y cuándo, y cada tarea deja constancia de quién la resolvió.
Acceso a la plataforma
Solpheo funciona en el navegador, sin instalar nada. Cada organización tiene su propia dirección, con el formato:
Para entrar, introduce tu usuario y tu contraseña en la pantalla de acceso y confirma. La plataforma te deja en Inicio, tu pantalla personal.
Este manual está elaborado sobre un entorno de demostración con la versión V 2.15.30 de la plataforma. Si tu instalación es distinta, alguna pantalla puede variar en detalles; el funcionamiento es el mismo.
La interfaz
Todas las pantallas de Solpheo comparten la misma estructura: un rail de módulos a la izquierda, una barra de herramientas arriba y el contenido en el centro. Una vez identificadas esas tres zonas, el resto de la aplicación se navega solo.
El rail lateral aparece siempre y no cambia entre módulos. La barra superior tampoco: los controles de búsqueda, avisos y perfil están disponibles desde cualquier pantalla. Lo único que cambia es la zona central.
Barra superior
De izquierda a derecha, la barra superior reúne seis controles:
- Buscar. El cuadro de búsqueda. Es contextual: busca en el módulo en el que estés. En Documentos busca documentos; en Workplace, espacios de trabajo.
- Filtros de búsqueda. El icono a la derecha del cuadro abre el panel con la búsqueda simple, la avanzada y las búsquedas guardadas.
- Notificaciones. La campana, con un contador rojo de avisos sin leer. Recoge la actividad reciente sobre tus documentos y tareas.
- Novedades. El megáfono. Historial de versiones de la plataforma: qué se ha añadido y corregido en cada una.
- Ayuda. El interrogante. Lanza el recorrido guiado por la pantalla en la que estés.
- Tu nombre. Menú de usuario, con acceso a Mi Perfil y Salir.
Ayuda guiada
La primera vez que entras, Solpheo lanza un recorrido que va señalando los elementos de la interfaz uno a uno: la navegación, el buscador, las notificaciones y el resto de la barra superior. Cada paso resalta el control del que habla, así que se aprende viendo.
Puedes volver a lanzarlo cuando quieras desde el icono de Ayuda. Avanza con Siguiente, retrocede con Anterior y ciérralo con la ✕.
Inicio
Inicio es tu dashboard: la pantalla que ves al entrar. Es personal y configurable, y decides tú qué información quiere tener delante cada mañana.
Para configurarlo, pulsa Editar en la esquina superior derecha. Se abre el panel Módulos disponibles a la izquierda y la pantalla entra en modo edición.
Añadir un módulo
- En Inicio, pulsa Editar.
- Arrastra el módulo que quieras desde el panel izquierdo al área central, tomándolo por el icono de las cuatro flechas que aparece a su derecha.
- Una vez colocado, arrástralo para moverlo o usa su icono de engranaje para configurar qué muestra: por ejemplo, de qué carpeta saca los documentos.
- Pulsa Guardar.
Si te has equivocado, Cancelar descarta todos los cambios y el botón de deshacer revierte solo el último.
Módulos del dashboard
Hay siete módulos disponibles. Cada uno muestra una parte de la información de la plataforma y se puede configurar por separado.
- Favoritos. Acceso rápido a tus documentos, carpetas y workplaces favoritos.
- Alertas. Alertas del sistema, con filtros por estado de lectura, resolución y etiquetas.
- Tareas. Lista de tareas con filtros por estado, prioridad y asignación.
- Documentos. Lista de documentos con filtros por carpeta y periodo de tiempo.
- Carpetas. Lista de carpetas con filtros por tipo y periodo de tiempo.
- Mensaje. Un mensaje personalizado fijo en el dashboard, útil para recordatorios del equipo.
- Muro Workplace. Los posts del muro de un workplace concreto que tú seleccionas.
Pantallas y actualización
Varias pantallas de dashboard
No estás limitado a un solo dashboard. En modo edición, el botón + que aparece junto al nombre Mi Dashboard crea una pantalla adicional. Es útil para separar contextos: una pantalla para el trabajo diario y otra para el seguimiento de un proyecto concreto. Después basta con pulsar en el nombre de cada pantalla para cambiar entre ellas.
Actualizar los datos
Los módulos no se refrescan solos por defecto. Tienes dos formas de actualizarlos: a mano, con el botón de recargar de la barra superior del dashboard; o automáticamente, configurando la frecuencia desde el menú de tres puntos del modo edición.
Las frecuencias disponibles son Manual (solo al pulsar recargar), Cada minuto, Cada 30 minutos, Cada hora y Cada 6 horas.
Favoritos
Si trabajas todos los días con el mismo expediente, marcarlo como favorito te ahorra bajar cinco niveles del árbol cada mañana. Los favoritos son personales: nadie más ve los tuyos.
- Localiza el documento o el workplace que uses a menudo.
- Pulsa el icono de estrella que aparece en su fila. Al marcarlo, la estrella se rellena.
- Entra en Favoritos desde el rail lateral para verlos todos, separados en las pestañas Documentos y Workplaces.
Árbol de clasificación
El panel izquierdo del módulo Documentos es el árbol de clasificación. El primer nivel son los grandes contenedores de la organización —por proyecto, cliente o expediente— y dentro se van abriendo niveles hasta llegar a los documentos.
Archivadores y carpetas
Hay una distinción que conviene tener clara desde el principio, porque cambia lo que puedes hacer en cada sitio:
Archivador
Icono de libro abierto. Contiene documentos. Es el destino final de la clasificación y el único sitio donde se sube contenido. Puede tener metadatos propios configurados.
Carpeta
Icono de carpeta. Contiene otros archivadores y carpetas. Sirve para agrupar y ordenar, no para guardar documentos directamente.
Navegar por el árbol
- Pulsa la flecha a la izquierda de un nodo para desplegarlo o plegarlo sin cambiar de sitio.
- Pulsa el nombre para abrirlo: su contenido aparece en la tabla central y el nombre queda resaltado en el árbol.
- La ruta activa se muestra siempre en la cabecera del contenido, así que sabes en todo momento dónde estás.
- La flecha de la cabecera del panel colapsa el árbol y deja toda la anchura a la tabla.
Subir documentos
- Sitúate en el archivador de destino en el árbol.
- Pulsa Nuevo. Se abre la ventana Subir documentos.
- En la pestaña Archivos, arrastra los archivos a la zona marcada o pulsa en ella para seleccionarlos. Puedes subir varios a la vez.
- Pasa a la pestaña Metadatos y rellena los campos que pida el archivador. Si ves «Este archivador no tiene metadatos configurados», no hay nada que rellenar: continúa.
- Pulsa Finalizar. El documento aparece ya en la tabla del archivador.
Qué son los metadatos
Los metadatos son los datos que describen el documento: número de expediente, proveedor, fecha de caducidad, importe. Rellenarlos cuesta unos segundos y es lo que después permite buscar, filtrar y agrupar sin abrir nada. Los define el administrador para cada archivador, de modo que la pestaña Metadatos cambia según el destino.
Vistas de la tabla
Los dos botones de la esquina superior derecha cambian cómo se presentan los documentos del archivador. Elige según lo que estés haciendo.
Vista lista
- Nombre, versión y fecha, con filas amplias
- Muestra el número de versión junto al nombre:
(v.2) - Para localizar un documento concreto de un vistazo
Vista tabla (metadatos)
- Una columna por metadato, ordenable y filtrable
- Permite elegir qué columnas ver y agrupar por ellas
- Para comparar muchos documentos o hacer seguimiento
El icono de estado
Cada fila tiene un pequeño icono a la izquierda del nombre. Al pasar el cursor por encima indica el estado del documento: Correcto significa que el archivo se procesó bien y es legible. Un estado distinto avisa de que el documento no se indexó correctamente y puede no aparecer al buscar por contenido.
Ordenar, filtrar y agrupar
En la vista tabla, la barra de herramientas concentra cuatro controles que resuelven casi cualquier búsqueda dentro de un archivador:
- Buscar en tabla. Filtra las filas mientras escribes, sin salir del archivador.
- Buscar en. Define en qué campos busca el cuadro anterior: Id, Título, Extensión y Propietario. Si buscas por nombre y no encuentras nada, revisa aquí que el campo esté marcado.
- Columnas. Muestra u oculta columnas y las reordena arrastrándolas. Con muchos metadatos, dejar solo los que te interesan hace la tabla legible.
- Agrupar por metadata. Convierte un metadato en niveles de agrupación. El orden en que los coloques determina la jerarquía resultante.
Además, cada cabecera de columna tiene sus propios controles: las flechas ordenan de forma ascendente o descendente y el embudo filtra por el valor de esa columna. Y para trabajar sobre varios documentos a la vez, marca sus casillas a la izquierda de cada fila; la casilla de la cabecera selecciona todos los de la página.
Exportar
Los dos iconos junto al buscador de la tabla generan un fichero con lo que estés viendo: Exportar a PDF y Exportar a Excel.
Visor
Para consultar un documento, pulsa el menú de tres puntos al final de su fila y elige Ver documento. El documento se abre en un panel a la derecha, sin perder de vista la lista.
En la cabecera del visor tienes el paso de páginas y su contador, el zoom, la búsqueda dentro del documento, imprimir y pantalla completa. En la barra inferior, cinco fichas con todo lo que la plataforma sabe de ese documento:
- Propiedades. Identificador, nombre, estado, tamaño, versión y contenedor. Incluye la gestión de versiones.
- Metadatos. Los datos de clasificación del documento. Aquí se consultan y corrigen.
- Conversaciones. Comentarios sobre este documento concreto, con respuestas.
- Histórico. Las tareas de flujo de trabajo por las que ha pasado el documento. Si nunca ha entrado en un flujo, verás «Sin historial de tareas».
- Relaciones. Otros documentos vinculados a este: un contrato con sus anexos, una factura con su albarán.
Versiones de documentos
Solpheo nunca sobrescribe un documento. Cuando alguien sube una revisión, la anterior se conserva y el número de versión sube. Así siempre se puede justificar qué decía el documento en una fecha concreta.
Para ver el historial completo, abre Propiedades y baja a Gestión de versiones: cada entrada indica el nombre del archivo, quién la creó y cuándo, y la vigente está marcada como (versión actual). Su menú de tres puntos permite trabajar con esa versión en concreto.
Nueva versión o reemplazar
No es lo mismo, y la diferencia importa:
Nueva version
Añade el archivo como versión superior y conserva la anterior. Úsala siempre que el documento cambie de contenido: una revisión, una corrección, una firma.
Reemplazar
Sustituye el archivo sin crear una versión nueva. Solo para corregir un error de subida, como haber subido el fichero equivocado hace un minuto.
Acciones sobre un documento
El menú de tres puntos de cada fila reúne las trece acciones disponibles, separadas por grupos según su naturaleza: consulta, descarga, versionado, distribución y organización.
- Ver documento. Abre el visor.
- Metadatos. Consulta y edición de los datos de clasificación.
- Relaciones. Documentos vinculados a este.
- Conversaciones. Comentarios sobre el documento.
- Histórico. Tareas de flujo de trabajo por las que ha pasado.
- Propiedades. Datos técnicos y gestión de versiones.
- Descargar. Guarda una copia en tu equipo.
- Nueva version. Sube una revisión conservando la anterior.
- Reemplazar. Sustituye el archivo sin versionar.
- Compartir. Facilita el acceso al documento a otras personas.
- Mover a… Lo cambia de archivador. Deja de estar en el origen.
- Copiar en… Crea una copia en otro archivador. El original se queda donde está.
- Eliminar. Lo envía a la papelera.
Papelera
Eliminar en Solpheo no borra: envía a la papelera. Se abre desde el botón Papelera situado al pie del árbol de clasificación.
Tiene dos pestañas, Workspaces y Documentos, y lista cada elemento con su título, su tipo y la fecha en que se eliminó. Desde ahí puedes restaurar lo que necesites o eliminarlo definitivamente.
Espacios / Workplace
Un Workplace es un espacio de trabajo colaborativo para un equipo o un proyecto, con sus propios documentos, su conversación y su lista de miembros. Conviven con el módulo Documentos, pero sirven para cosas distintas.
Módulo Documentos
- El archivo oficial de la organización
- Estructura definida por el administrador
- Clasificación estricta, metadatos y flujos de aprobación
- El documento en su versión definitiva
Workplace
- El espacio de trabajo de un equipo
- Estructura libre: la crea el propio equipo
- Carpetas sencillas y conversación integrada
- El documento mientras se está cocinando
Al entrar en Workplace ves todos los espacios de los que formas parte, con quién los creó y cuándo.
- Orden estándar cambia el criterio de ordenación de la lista.
- El tirador de arrastre a la izquierda de cada fila reordena los espacios a tu gusto.
- La estrella añade el espacio a Favoritos.
- Marcando las casillas puedes eliminar varios espacios de una vez con el icono de papelera.
Crear un workplace
- Entra en Workplace desde el rail lateral.
- Pulsa + Nuevo workplace, arriba a la derecha.
- Dale un nombre reconocible para el equipo y confirma.
- Ya dentro, añade a las personas desde la pestaña Equipo y crea la estructura de carpetas desde Documentos.
Documentos del workplace
Los archivos del equipo, en carpetas que crea el propio equipo. Cada carpeta indica quién la actualizó por última vez y cuándo.
- Nueva carpeta crea una carpeta en el nivel en el que estés.
- Nuevo sube archivos, igual que en el módulo Documentos.
- El desplegable Nombre (asc) cambia la ordenación, y los dos iconos de la derecha alternan entre vista de lista y de cuadrícula.
Conversaciones
El muro del equipo. Sirve para dejar por escrito las decisiones que de otro modo se pierden en cadenas de correo.
- Escribe en el cuadro Escribe un comentario para el workplace.
- Pulsa el botón de enviar, a la derecha del cuadro.
- Para contestar a un hilo existente, usa su enlace Responder: la respuesta queda anidada y no se pierde el contexto.
El panel Actividad de la derecha es un registro automático: recoge las subidas, los cambios y los comentarios del espacio para que puedas ponerte al día de un vistazo.
Equipo
Quién tiene acceso al espacio. La cabecera indica el total de usuarios y el icono de llave señala a quien lo administra.
Qué es un flujo de trabajo
Un flujo de trabajo, o workflow, es un proceso de la organización que Solpheo automatiza: una solicitud de cambio de diseño, la aprobación de una factura, el registro de un material nuevo. El flujo define los pasos, el orden y quién es responsable de cada uno.
Cada vez que el proceso llega a un paso que te corresponde, la plataforma genera una tarea a tu nombre. Mientras no la resuelvas, el proceso se queda esperando: por eso las tareas pendientes son lo primero que conviene revisar al entrar.
Cómo se organizan tus tareas
El panel izquierdo del módulo Tareas agrupa el trabajo pendiente en dos niveles, y entenderlo ahorra mucho tiempo:
- Nivel 1: el flujo de trabajo. Un nodo por cada proceso en el que participas, con el total de tareas que tienes en él.
- Nivel 2: el paso del flujo. Al desplegar un flujo verás sus pasos —«Adjuntar prototipos», «Análisis y clasificación»…—, cada uno con su propio contador.
El icono + que aparece en algunos flujos sirve para iniciar una petición nueva de ese proceso. Es el punto de entrada cuando eres tú quien necesita arrancar el trámite, no quien responde a él.
La tabla de tareas
Las columnas las define cada flujo, así que cambian de un proceso a otro. Estas cuatro aparecen casi siempre:
- Id. Identificador interno de la tarea.
- Título. Referencia del elemento que se está tramitando.
- Tarea. El paso del flujo, es decir, qué se espera de ti.
- Número de petición. Código de la solicitud completa. Es el dato con el que se sigue un expediente de principio a fin.
El resto de columnas son los datos del proceso, y muchas son casillas de verificación que indican qué apartados están ya cubiertos. Como en cualquier tabla de Solpheo, puedes ordenar, filtrar, elegir columnas y exportar.
Resolver una tarea
- Haz doble clic en la fila de la tarea. Se abre su formulario en el panel derecho.
- Recorre las secciones numeradas del formulario con las pestañas de la cabecera. Cada flujo define las suyas: cabecera de la solicitud, acciones previas, departamentos implicados, documentación afectada, materiales, prototipo.
- Rellena lo que te corresponda y marca las casillas de los apartados que confirmes.
- Consulta la pestaña Variables si necesitas ver los datos que el flujo arrastra desde pasos anteriores.
- Pulsa Aceptar para dar salida a la tarea, o Cancelar para cerrar sin guardar.
Validación continua
El botón Validación continua de la barra de herramientas activa un modo pensado para resolver muchas tareas seguidas. Con él activo, al terminar una tarea la plataforma te lleva directamente a la siguiente en lugar de devolverte a la lista.
Sabrás que está activo porque el botón cambia a Finalizar validación continua. Púlsalo de nuevo para volver al funcionamiento normal.
Consultar una tarea
El menú de tres puntos de cada fila da acceso a la información de la tarea sin entrar en el formulario:
- Relaciones. Documentos y elementos vinculados a la tarea.
- Variables. Los datos que el flujo lleva consigo de un paso a otro.
- Histórico. Por dónde ha pasado la tarea y qué se decidió en cada paso.
- Adjuntar. Añade un documento a la tarea.
Y a la inversa: desde cualquier documento, la ficha Histórico del visor indica por qué flujos ha pasado. Es la forma de responder a «¿quién aprobó esto y cuándo?».
Notificaciones
Solpheo tiene dos canales de avisos y hacen cosas distintas. Confundirlos es la causa más común de que algo se pase por alto:
Notificaciones · la campana
- Actividad reciente: subidas, versiones nuevas, tareas asignadas
- Informativas: te enteras de algo
- Se marcan como leídas
- Están en la barra superior
Alertas · el módulo
- Situaciones que exigen acción, como una caducidad
- Accionables: hay que resolverlas
- Se marcan como leídas y como resueltas
- Están en el rail lateral
La campana de la barra superior lleva un contador rojo con las notificaciones sin leer. Al pulsarla se despliega la actividad reciente.
Cada notificación indica quién, cuándo, sobre qué documento y qué ocurrió. Los avisos habituales son de tres tipos: «Se ha subido un nuevo documento», «Se ha creado una nueva versión del documento» y «Nueva tarea manual en Workflow».
- Pulsa una notificación para ir directamente al documento o la tarea.
- El punto azul marca las que están sin leer.
- Marcar todas como leídas pone el contador a cero.
- + Ver más carga las anteriores.
Alertas
Las alertas las genera el sistema cuando un documento entra en una situación que requiere intervención. La más frecuente es la caducidad: un contrato que vence, un certificado que hay que renovar.
Se gestionan con tres desplegables que se combinan entre sí:
- Lectura: Todos · Leídas · No leídas. Separa lo que ya has visto de lo que es nuevo.
- Resolución: Todos · Resueltas · No resueltas. Distingue lo que sigue pendiente de acción.
- Etiquetas: filtra por las etiquetas que use tu organización.
- Entra en Alertas desde el rail lateral. Verás por defecto las no leídas y no resueltas: lo que reclama tu atención ahora.
- Pulsa una alerta para abrir el documento o la tarea relacionada y resolver la situación.
- Márcala como resuelta cuando hayas actuado.
- Para revisar el histórico, pon los tres filtros en Todos.
Búsqueda simple
La búsqueda simple es la opción por defecto: escribes un texto y la plataforma lo busca en tres lugares que puedes activar o desactivar.
- Nombre del documento. El título del archivo.
- Metadatos. Los datos de clasificación: expediente, proveedor, referencia.
- Contenido (OCR). El texto de dentro del documento. Solpheo reconoce el contenido de los archivos, incluidos los escaneados, así que puedes encontrar un PDF por una frase que aparece en su página 12.
- Pulsa el icono de filtros a la derecha del cuadro Buscar.
- En la pestaña Simple, deja marcados los ámbitos que te interesen.
- Escribe el texto en el cuadro de búsqueda.
- Pulsa Buscar. Los resultados aparecen en la tabla central.
Búsqueda avanzada
Cuando lo que buscas se define mejor por condiciones que por palabras —«todo lo creado después de marzo cuya versión sea mayor que 1»—, la pestaña Avanzada permite construir la consulta pieza a pieza.
- Abre el panel de búsqueda y ve a la pestaña Avanzada.
- Elige el conector:
ANDexige que se cumplan todas las condiciones;OR, que se cumpla al menos una. - Pulsa + Añadir y elige Añadir condición para una comparación suelta, o Añadir grupo para anidar varias condiciones con su propio conector.
- Compón cada condición con sus tres partes: campo, operador y valor.
- Pulsa Buscar. La ✕ de cada línea la elimina.
Campos disponibles
- Extensión
- Fechas de creación
- Identificador
- Nombre
- Versión
Operadores
- Igual a · Diferente de
- Mayor que · Mayor o igual
- Menor que · Menor o igual
Búsquedas guardadas
Una consulta avanzada que vayas a repetir no hace falta reconstruirla. Con las condiciones puestas, pulsa Guardar búsqueda y dale un nombre.
A partir de ahí la tienes en la pestaña Guardadas, lista para lanzarla con un clic. Mientras no guardes ninguna verás «No hay búsquedas guardadas».
Buscar dentro de una carpeta
Si ya sabes dónde está el documento, no uses el buscador global: el cuadro Buscar en tabla de la propia tabla filtra las filas del archivador en el que estás, mientras escribes. Es la vía más rápida de todas.
Recuerda que el control Buscar en decide en qué campos actúa ese cuadro. Si escribes el nombre de un documento que sabes que está ahí y no aparece, es casi seguro que el campo Título está desmarcado.
Menú de usuario
Pulsa tu nombre en la esquina superior derecha. El menú muestra tu nombre y tu correo, y ofrece dos opciones: Mi Perfil y Salir.
Mi Perfil
La pestaña General reúne tus datos y las preferencias que cambian cómo se comporta la aplicación para ti.
Tus datos
- Nombre completo, Correo electrónico y Alias son obligatorios y puedes editarlos.
- Departamento, Cargo y Pin aparecen en gris: son de solo lectura y los gestiona el administrador. Si están mal, avísale.
- Cambie la foto sube tu imagen de perfil, que es la que verán tus compañeros en las conversaciones.
- Cambiar contraseña la actualiza sin pasar por el administrador.
Preferencias
- Idioma. El idioma de toda la interfaz.
- Temas. El color de acento de la aplicación: Azul Kyocera, Naranja, Rojo o Verde. Solo afecta a tu cuenta.
- Ver documentos y metadatos en. Panel lateral abre el visor junto a la lista, sin perderla de vista; Ventana lo abre en una ventana aparte, con más espacio para leer.
Preferencias de notificaciones
La pestaña Notificaciones de tu perfil decide de qué te avisa la plataforma y por dónde. Es una rejilla: seis tipos de evento en las filas y dos canales en las columnas.
Tipos de evento
- Comentarios: alguien comenta un documento o workplace
- Subidas: se sube un documento nuevo
- Eliminación: se envía algo a la papelera
- Versiones: se crea una versión nueva
- Comunicación: avisos generales de la plataforma
- Workflow: se te asigna una tarea
Canales
- MOBILE: aviso en tu dispositivo móvil
- EMAIL: correo a tu dirección de usuario
Todo viene activado por defecto. Desmarca lo que no necesites y pulsa Actualizar configuración.
Novedades
El icono del megáfono abre Novedades: la línea temporal de versiones de la plataforma. Cada entrada indica la versión, su número de publicación y qué trae, distinguiendo funcionalidades nuevas de correcciones. La versión que tienes instalada aparece destacada.
Es el sitio al que mirar cuando una pantalla ha cambiado de un día para otro y quieres saber por qué. También es donde consultar tu número de versión si tienes que abrir una incidencia de soporte.
Cerrar sesión
Pulsa tu nombre en la esquina superior derecha y elige Salir.
Problemas frecuentes
Las dudas que aparecen una y otra vez en las primeras semanas de uso.
He subido un documento y no lo encuentro
Casi siempre está en un archivador distinto del que crees: los documentos se guardan donde estabas situado al pulsar Nuevo. Búscalo con el buscador global y la casilla Nombre del documento marcada. Cuando lo localices, colócalo en su sitio con Mover a…
¿Cuál es la diferencia entre una alerta y una notificación?
Las notificaciones (la campana) informan de algo que ha pasado: alguien subió un archivo, se creó una versión. Se leen y se olvidan. Las alertas (el módulo del rail) señalan algo que hay que resolver, típicamente una caducidad, y se marcan como resueltas cuando has actuado.
¿Por qué el botón Aceptar de una tarea está en gris?
Falta algún campo obligatorio. Recorre todas las pestañas del formulario, no solo la primera: lo que falta suele estar en una sección que aún no has abierto.
He eliminado un documento sin querer
Está en la papelera, al pie del árbol de clasificación, en la pestaña Documentos. Desde ahí se restaura. Si no aparece, la papelera puede haberse vaciado según la política de tu organización: contacta con el administrador cuanto antes.
¿Debo usar «Nueva version» o «Reemplazar»?
Nueva version en casi todos los casos: conserva la versión anterior y deja el histórico completo. Reemplazar solo para corregir un error de subida reciente, porque descarta el archivo anterior.
¿Cómo sé quién aprobó un documento y cuándo?
Abre el documento y ve a la ficha Histórico del visor: recoge las tareas de flujo de trabajo por las que ha pasado. Si nunca entró en un flujo, verás «Sin historial de tareas». Para saber quién subió cada versión, mira Propiedades › Gestión de versiones.
Mi dashboard está vacío
Es su estado inicial: no viene con nada preconfigurado. Pulsa Editar y arrastra los módulos que quieras desde el panel izquierdo.
¿Puedo buscar una frase que está dentro de un PDF?
Sí. Activa Contenido (OCR) en la búsqueda simple: la plataforma reconoce el texto del interior de los documentos, incluidos los escaneados.
Necesito dar acceso a un compañero a un workplace y no veo cómo
Gestionar miembros está reservado a quien administra el espacio. En la pestaña Equipo, la persona marcada con el icono de llave es quien puede hacerlo.
Recibo demasiados correos de Solpheo
Ajústalo en Mi Perfil › Notificaciones: desmarca la columna EMAIL de los tipos que no te interesen y pulsa Actualizar configuración. Deja activada Workflow en algún canal.
¿A quién pregunto si nada de esto resuelve mi caso?
Al administrador de Solpheo de tu organización para todo lo relativo a permisos, estructura del árbol, metadatos, flujos de trabajo y datos de tu ficha de usuario. Al soporte interno de Kyocera si la aplicación responde de forma inesperada; indica siempre la versión de la plataforma, que encontrarás en Novedades.